Dieser Beitrag ist zuerst auf dem LinkedIn-Profil von Daniel J. Hanke erschienen.

Es gibt sogar Meetings zu „Meetings“, Meetings zu „Effizientere Meetings machen“ und immer mehr Meetings zu „Weniger Meetings machen“. Einige davon wahrscheinlich ohne Agenda, Ziel und Host. Dafür aber mit vierzehn Teilnehmenden. Hybrid. Es ist zum verzweifeln!

Aber jetzt gibt es ja KI. Die Frage ist nur: Kann künstliche Intelligenz Meetings besser machen? Die Antwort: Ja, kann sie.

In den nächsten sechs Monaten werden wir dazu wahrscheinlich viermal so viel lernen wie in den letzten zwölf. Aber hier sind schon mal drei konkrete Punkte mit Beispielen für Tools:

1. Termine KI-gestützt koordinieren u.a. mit Clockwise

Kennen wir alle: Tagelang wird der passende Terminslot für ein 45-minütiges Meeting mit acht Teilnehmenden gesucht. Und wenn alles festgezurrt ist, geht es von vorne los, weil Karin und Leif an dem Termin kurzfristig einen Slot beim Vorstand bekommen haben. Nach dem zweiten Versuch verliert einer der Teilnehmenden die Nerven und schickt in einer WhatsApp-Gruppe (verboten) eine Doodle-Abfrage (verboten) rum, damit endlich was vorwärts geht. Bevor das Meeting stattgefunden hat, sind schon 20 Stunden angefallen. Lust auf das Meeting hat niemand mehr. Tools wie Clockwise – aktuell für Google Corporate Accounts, Roll-out für Microsoft demnächst – übernehmen die Koordination und berücksichtigen individuelle Arbeitszeiten oder Pausen, die im Profil hinterlegt sind; dazu Zeitzonen, Sprachen und Arbeitsgewohnheiten wie zum Beispiel eine tägliche Fokuszeit, die für Meetings tabu ist. Wenn ein Meeting verlegt werden muss, gibt es lediglich eine Benachrichtigung per E-Mail an die Teilnehmenden, vom restlichen Prozess ist nichts zu spüren. Ein Traum!

2. Agenden KI-gestützt planen u.a. mit Sessions

Anbieter wie Sessions erstellen interaktive, digitale Agenden auf Basis von Prompts wie: „Entwickle ein dreistündiges virtuelles Meeting mit dem Titel „Produktivere Meetings durch KI“ mit zwei viertelstündigen Pausen und drei gleichlangen Sessions. Die erste Session heißt: „Überblick zu KI-gestützten Meeting Tools“, dazu brauche ich von YouTube ein aktuelles Video zum Thema der Session. Danach kommt eine Umfrage für alle Teilnehmenden mit folgenden…“. Session erstellt die Agenda inkl. aller Materialien wie Videos, Umfragen, Präsentationen, Pre-reads und bindet diese in die Meeting-Dokumentation ein. Ebenso wie die Transkription des eigentlichen Meetings und Vorschläge für Todos auf Basis der Transkription. Darüber hinaus gibt es in Sessions eine Vorlagenbibliothek für Agenden, virtuelle Arbeitsräume, die Möglichkeit, Meetings zu koordinieren und ganze Webinare zu erstellen, die sogar von dort vermarktet und verkauft werden können. Wer tiefer in Sessions einsteigen möchte, finde auf YouTube eine umfangreiche Vorstellung von Marco Linke.

3. Meetings KI-gestützt protokollieren und zusammenfassen u.a. mit Tucan.ai

Die bekannteste Verwendung von KI für Meetings ist sicher das Protokollieren und Transkribieren. Tools, die darauf spezialisiert sind, werden auch „KI-gestützte Meeting-Assistenten“ genannt. Die bekanntesten sind sicher Fireflies und OtterPilot. Interessant aus Datensicherheitsperspektive ist aber auch Tucan.ai, in Deutschland entwickelt und gehostet. Diese Tools protokollieren Meetings, übersetzen das Gesprochene in weitere Sprachen, fassen das Protokoll zusammen und machen Vorschläge für Todos oder weitere Meetings und können via API mit anderen Datenbanken verbunden werden. Aufgaben lassen sich also zum Beispiel in Slack oder Asana importieren, Termine in den Google Calendar oder Microsoft Outlook. Einen ausführlichen Test der wichtigsten Plattformen inklusive Tool-Fokus, Preis und verfügbarer Sprachen hat Finn Hildebrand auf BlogMojo zusammengestellt.

Akribische Prüfung und klare Haltung für bessere Meetings…

Gerade beim Einsatz von KI rund um Meetings gilt es, die Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen genau durchzuarbeiten. Nur so können wir sichergehen, dass die erhobenen bzw. entstandenen Benutzerinformationen, Audio- und Videodaten, Chat-Protokolle, freigegebenen Dateien, Besprechungs-Metadaten auch DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet werden.

Denn am Ende des Tages wollen wir KI-Tools nicht nur effektiv und klug nutzen, sondern auch und vor allem verantwortungsvoll. Haltung hilft, mal wieder. Wer mehr dazu lesen möchte, findet hier einen Blogpost von Dr. Volker Klenk.

Fakt ist: Meetings müssen weniger werden, weniger aufwändig werden und besser im Sinne von produktiver und energetischer. Dass KI dabei helfen kann, ist eine gute Nachricht!